La elección de un dashboard sobre otras formas de presentación de datos radica en su capacidad para ofrecer una visualización rápida y efectiva de información clave. Los dashboards condensan datos complejos en gráficos y widgets fácilmente comprensibles, permitiendo a los usuarios identificar patrones, tendencias y anomalías de manera inmediata. Visualizar estos elementos a lo largo de un 'viaje narrativo' en el dashboard, desde la identificación de un problema hasta la presentación de soluciones potenciales, ayuda a dar sentido a los datos y a involucrar emocionalmente a la audiencia en la historia que los datos están contando.
A diferencia de informes extensos, los dashboards proporcionan una visión panorámica y permiten una toma de decisiones más ágil. Al narrar la historia detrás de los datos a través del dashboard, se crea un hilo conductor que facilita a los usuarios seguir la trama y comprender la importancia de cada elemento visual.
La vinculación entre un dashboard y un informe para el negocio es crucial. Mientras que un dashboard ofrece una vista rápida de los datos, un informe detallado proporciona contexto, análisis más profundo y explicaciones. Esta combinación de elementos permite construir una narrativa completa que respalda la toma de decisiones informada, proporcionando una conexión lógica y emocional entre los datos presentados y las decisiones estratégicas que deben tomarse.
Un buen tablero (dashboard) es como un buen amigo: le dice lo que necesita saber, cuándo necesita saberlo y de una manera fácil de entender.
Los insights obtenidos del análisis exploratorio de datos alimentan tanto los dashboards como los informes, asegurando que la presentación visual esté respaldada por un entendimiento completo de los datos subyacentes. Las acciones resultantes de estos insights pueden comunicarse y documentarse en informes, creando así un ciclo continuo de mejora basado en datos. En conjunto, los dashboards y los informes trabajan en sinergia para contar una historia convincente que facilite decisiones estratégicas informadas.
Es por esto que los dashboards tienen el potencial de revolucionar la gestión y comprensión de datos empresariales al facilitar la transformación de grandes conjuntos de datos inicialmente complejos. Esta transformación brinda una visión completa y clara del rendimiento empresarial y sus operaciones.
A pesar de la expectativa de que los dashboards ofrezcan a los clientes una visión rápida de los indicadores clave de desempeño para mejorar sus negocios, en la realidad, su efectividad puede verse comprometida por diversos motivos. Entre ellos, los errores de diseño destacan como una de las razones más comunes, impactando significativamente en la eficacia del dashboard y en la capacidad de los usuarios para comprender y tomar decisiones informadas basadas en los datos.
Diseñar sin objetivo claro
El diseño de un dashboard sin un objetivo definido puede resultar abrumador y carente de enfoque. Es crucial, antes de iniciar el diseño, identificar claramente el propósito del dashboard y los objetivos que debe cumplir.
Existe una confusión muy común entre objetivo, métrica y KPI (Key Performance Indicator). Son conceptos vinculados entre sí pero no sinónimos.
- Objetivo de negocio: es la definición del logro que se busca alcanzar como meta final, generalmente establecido por el cliente, como por ejemplo, aumentar las ventas. Este objetivo suele ser abstracto y general. Para establecer objetivos, se utiliza la metodología SMART qué define que estos han de ser Específicos (Specific), Medibles (Measurable), Alcanzables (Achievable), Realistas (Realistic) y de duración limitada (Time-bound).
- Métrica: es una unidad, expresada en cifras absolutas o en porcentajes. Por ejemplo, clicks en un banner. No son objetivos por sí mismas, sino que más bien sirven para acercarnos a esos objetivos de negocio, y por ello se monitoriza su evolución.
- KPI (Key Performance Indicator, Indicador Clave de Rendimiento): es un indicador que sirve para medir el estado de un objetivo o de un proceso específico. Se basa en la relación entre dos o más métricas que varían según el negocio o tipo de industria: no se puede desligar un KPI del proyecto al que pertenece, se entiende en su contexto. Son un buen termómetro para medir la efectividad de las estrategias aplicadas, y sus picos o bajadas implican la toma de acción por parte de los responsables del proyecto.
Tomemos el sector turístico como base de ejemploe:
- Objetivo: Aumentar la satisfacción del cliente en los servicios de hospedaje.
- KPI: Índice de satisfacción del cliente (CSAT).
- Métrica: Porcentaje de clientes que califican su experiencia de hospedaje con una puntuación de satisfacción igual o superior al 90% en encuestas post estadía.
Falta de claridad sobre el usuario
La comprensión insuficiente de la audiencia puede llevar a un diseño que no satisface las necesidades específicas de los usuarios. Definir con precisión quiénes serán los usuarios finales y ajustar el diseño según sus habilidades y requisitos es esencial. Esta definición puede decantar en tener diferentes dashboards dependiendo el usuario.
Selección de información en el tablero
La sobrecarga de información o la omisión de datos clave pueden afectar la toma de decisiones. La selección cuidadosa de métricas clave y datos relevantes para el usuario final es esencial para garantizar la utilidad del dashboard.
Organización del tablero
Una estructura desordenada dificulta la comprensión y eficacia del dashboard. Organizar visualmente la información de manera lógica y coherente facilita la interpretación y mejora la experiencia del usuario.
Filtrado y navegación en el tablero
Filtros confusos o una navegación complicada pueden frustrar a los usuarios. La implementación de filtros intuitivos y una navegación clara es fundamental para facilitar la exploración de datos de manera eficiente. Además, es crucial que la navegación responda al flujo del negocio. Cada vista debe tener un propósito o una decisión que se pueda tomar. Si tiene mucha información para presentar, considera usar un guión gráfico para segmentarla en diferentes vistas.
Actualización de datos
Datos desactualizados pueden conducir a decisiones erróneas. Es recomendable establecer una frecuencia de actualización regular y garantizar la precisión y oportunidad de los datos.
Selección adecuada de gráficos
El uso incorrecto de gráficos puede distorsionar la interpretación de los datos. Seleccionar gráficos apropiados, como gráficos de barra y línea, evita distorsiones innecesarias, mejorando la claridad.
Contextualización de la información
La falta de contexto dificulta la comprensión de los datos. Incluir información contextual relevante ayuda a los usuarios a interpretar correctamente los datos presentados. La información contextual no solo agrega significado, sino que también establece conexiones significativas entre los datos y el entorno en que se generaron.
Adaptación a cambios de necesidades del usuario
Un dashboard estático puede volverse obsoleto ante cambios en las necesidades de los usuarios. Mantener flexibilidad para ajustar el diseño según evolucionen los requerimientos y objetivos es esencial.
Feedback del usuario
Ignorar las opiniones y sugerencias de los usuarios puede resultar en mejoras pasadas por alto. Establecer un proceso para recopilar y evaluar la retroalimentación del usuario es clave para realizar mejoras continuas y mantener la relevancia del dashboard.
Si se utilizan de forma eficaz, los dashboards son una herramienta poderosa. Constituyen el núcleo de las estrategias de datos de muchas empresas. Un dashboard eficaz ayuda a los usuarios a tomar decisiones basadas en datos, comprender sus datos y realizar el seguimiento de métricas cruciales para su dominio.
Para finalizar, cabe resaltar que estos errores trascienden las herramientas específicas utilizadas, como PowerBI, Tableau, Apache Superset, Looker, o cualquier otra. La efectividad de un dashboard radica en decisiones de diseño fundamentales y en la comprensión precisa de las necesidades de los usuarios, elementos independientes de la herramienta que se utilice para construirlos.